Bezpieczeństwo danych w systemie ERP a RODO

W maja równo 5 lat od wprowadzenie unijnych przepisów regulujących ochronę danych osobowych. Tego samego dnia doszło jednak również do największego w historii Internetu wycieku danych blisko 7 milionów Polaków. To dowód m.in. na to, że bezpieczeństwo danych to nie jednorazowe działanie, a ciągły system kontroli i nadzoru. Jak w dobie tak dużego ryzyka dbać o bezpieczeństwo danych, które jest tak ważne dla stabilności firm i instytucji? Jak ma się bezpieczeństwo danych w systemie ERP?

Polityka RODO w systemach ERP

Od samego wejścia w życie unijnych przepisów narosło wiele niedomówień i nadinterpretacji związanych z funkcjonowaniem firmowych systemów ERP. Dla firm i instytucji kompleksowe oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem stało się najbardziej newralgicznym miejscem, o którego bezpieczeństwo nieustannie trzeba dbać. Kwestia bezpieczeństw jest kluczowa przy wyborze zintegrowanego oprogramowania, które w naszym kraju cieszy się rosnącą popularnością. 

Według danych Eurostat w Polsce już 33 proc. wdrożyło system klasy ERP, co nieznacznie odbiega od europejskiej średniej wynoszącej 38 proc. Według przedstawicieli z branży IT dalszy rozwój tego typu oprogramowania jest uzależniony od jego bezpieczeństwa. Z rynkowych danych wynika, że aż 98 proc. potencjalnych klientów zwraca uwagę na zabezpieczenie systemu. Fakty są jednak takie, że żaden system nie jest zabezpieczony raz na zawsze. Jedynym rozwiązaniem zapewniającym najwyższy poziom ochrony i bezpieczeństwo danych w systemie ERP jest stała kontrola wprowadzonych rozwiązań.

Audyt i bezpieczeństwo wedle RODO

Jak słusznie zauważają przedstawiciele z branży IT, rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie wzbudziłoby tak dużego zainteresowania, gdyby nie wysokość kar finansowych. Już w tym roku UODO nałożył kilka milionów kary za nieprzestrzeganie przepisów (w tym dla Prokuratury Rejonowej czy Rzecznika Dyscyplinarnego Izby Adwokackiej). W wielu przypadkach to jednak nie  kara finansowa jest największym zagrożeniem, a utrata wiarygodności przed klientami i kontrahentami powierzającymi swoje dane. Najlepszym rozwiązaniem chroniącym firmy przed incydentami związanymi z wyciekiem danych lub nałożeniem kary przez UODO jest wdrożenie odpowiedniego profesjonalnego systemu ERP oraz kontrolowanie zabezpieczeń i regulacji. Zarówno unijne, jak i krajowe przepisy w żaden sposób nie regulują kwestii związanych z przeprowadzaniem audytu kontrolnego. Pozostaje on więc w gestii samego Administratora Danych Osobowych (ADO), który decyduje o tym jak przeprowadzić audyt i w jakiej formule. Może on być przeprowadzony np.:

  • wyrywkowo – sprawdzając poszczególne zabezpieczenia, procedury czy postępowanie wybranej grupy pracowników,
  • kompleksowo – od samego początku procedury przekazania danych, przetworzenia i zarchiwizowania aż po kontrolę bezpieczeństwa,

Raport z każdego audytu stanowi wartościową dokumentację, która w razie kontroli pozwoli nam udowodnić UODO tzw. zasadę rozliczalności, która jest omówiona w art. 5 ust. o RODO. Jej główną zasadą jest konieczność przedstawienia właściwemu organowi dowodów w formie pisemnej, które potwierdzą, że pozyskujemy i przetwarzamy dane zgodnie z wytycznymi zapisanymi w ustawie.

Ochrona przed atakiem hakerskim

W ubiegłym roku Polska była najczęściej atakowanym przez hakerów krajem na świecie, a liczba incydentów przekraczała 1000 tygodniowo. W odpowiedzi na tak duże zagrożenie rząd zdecydował się uruchomić m.in. drugi stopień alarmowy Bravo, która ma skupić się na ochronie infrastruktury krytycznej. To jasny przekaz dlaczego warto zastosować oprogramowanie ERP. Jak podkreślają eksperci z branży IT coraz ważniejsze staje się dodatkowo wykształcenie dobrych praktyk wewnątrz firmy. Wśród takich pożądanych działań znajdują się m.in:

  • systematyczna analiza i weryfikacja logów systemowych,
  • szkolenie pracowników z zakresu bezpiecznego korzystania z oprogramowania,
  • prowadzenie własnej polityki bezpieczeństwa informacji,
  • przeprowadzanie testów socjotechnicznych, które pozwolą zweryfikować stopień wyczulenia pracowników na zagrożenie atakami hakerskimi,
  • przeprowadzanie testów penetracyjnych, które są formą kontrolowanego ataku mającego weryfikować zabezpieczenia i poszukiwać słabych stron systemu.

Najpopularniejsze formy ataku, czyli DDOS czy phishing opierają się głównie na instalowaniu niechcianego oprogramowania, które najczęściej jest wysyłane w formie załącznika wiadomości e-mail. Wyrobienie dobrych nawyków i stosowanie dobrych praktyk (zgłaszanie luk w zabezpieczeniach, nieaktualność oprogramowania) to przede wszystkim dowód na zaangażowanie pracowników w politykę bezpieczeństwa. Dzięki temu możemy realnie zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych przechowywanych w oprogramowaniu wykorzystywanym w naszej firmie.

Czas na bezpieczeństwo danych w systemie ERP

Wdrożenie systemu ERP w firmie to kluczowy krok w osiąganiu sukcesu biznesowego. Dzięki integracji procesów, zarządzanie staje się bardziej efektywne, a koszty obniżają się. System ERP umożliwia pełną kontrolę nad zasobami, magazynem i zamówieniami, co przekłada się na optymalizację działań i właśnie bezpieczeństwo danych. Z drugiej strony centralizacja danych zapewnia bieżące i precyzyjne raportowanie, ułatwiając podejmowanie strategicznych decyzji. Wsparcie analityczne systemu ERP pozwala identyfikować trendy i wykrywać szanse na rynku. Zastosowana automatyzacja procesów przyspiesza działania, minimalizując błędy i zwiększając produktywność. Podsumowując wdrożenie systemu ERP to inwestycja, która zwiększa konkurencyjność.  Poprawia także efektywność i przyczynia się do długoterminowego wzrostu firmy i bezpieczeństwa danych.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Więcej do przeczytania

PIM – Product Information Management – 10 najczęstszych pytań!

RFID (Radio-Frequency Identification) to technologia automatycznej identyfikacji i śledzenia przedmiotów za pomocą fal radiowych. W skrócie, systemy RFID umożliwiają bezprzewodowe odczytywanie danych przechowywanych na tagach RFID, które są przyczepione do różnych przedmiotów lub wbudowane w nie. Tagi RFID zawierają unikalny identyfikator, który może być odczytany przez czytnik RFID za pomocą fal radiowych.

Czytaj więcej >

Jak wdrożenie w sklepie RFID może zwiększyć sprzedaż?

RFID (Radio-Frequency Identification) to technologia automatycznej identyfikacji i śledzenia przedmiotów za pomocą fal radiowych. W skrócie, systemy RFID umożliwiają bezprzewodowe odczytywanie danych przechowywanych na tagach RFID, które są przyczepione do różnych przedmiotów lub wbudowane w nie. Tagi RFID zawierają unikalny identyfikator, który może być odczytany przez czytnik RFID za pomocą fal radiowych.

Czytaj więcej >

Rewolucyjne e-paragony: kiedy pożegnamy się z papierem?

E-paragony to innowacyjna metoda rejestrowania transakcji, eliminująca potrzebę przechowywania tradycyjnych paragonów papierowych. Dzięki niej w przyszłości osiągniemy większą efektywność w procesie dokumentacji oraz zminimalizujemy wpływ na środowisko. Nowe podejście przynosi korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i klientom, poprzez ułatwiony dostęp do historii transakcji oraz redukcję biurokracji. Zapraszam do lektury, aby poznać pełen zakres zalet, jakie niesie ze sobą wdrożenie e-paragonów w naszym kraju.

Czytaj więcej >