KSeF — wszystko co musisz wiedzieć o nowym systemie

Krajowy System e-faktru to nowe narzędzie księgowe Ministerstwa Finansów, które funkcjonuje od początku bieżącego roku. Na razie przedsiębiorcy mogą z niego korzystać dobrowolnie, ale docelowo będzie rozwiązaniem obowiązkowym. Jak przygotować się do nowego wymogu skarbowego i czy to faktycznie tak duża rewolucja? Sprawdź co musisz wiedzieć o nowym systemie.

Mniej papieru więcej e-dokumentów

Faktura elektroniczna to pojęcie, które funkcjonuje w polskim porządku prawnym już od 2012 roku. Wdrożone wówczas przepisy umożliwiły elektroniczny obieg dokumentów między przedsiębiorstwami, aby wykorzystując potencjał informatyki — przyspieszyć obrót dóbr i usług. Kolejnym krokiem na drodze ewolucji i cyfryzacji ma być krajowy system e-faktur, który docelowo ma funkcjonować nie tylko w Polsce, ale w całej Unii Europejskiej. Polska jest czwartym krajem wspólnoty, który wdraża to rozwiązanie w życie.

Nowe rozwiązanie, nowy cel

Celem nowego narzędzia skarbowego jest w skali kraju uszczelnienie systemu podatkowego, a w skali UE będzie narzędziem przyspieszającym i kontrolującym transakcję. W naszym kraju wpływy z podatku VAT to ponad połowa wszystkich wpływów do budżetu. W ciągu ostatniej dekady wpływy podatkowe rosną właśnie głównie za sprawą poprawy szczelności systemu. To nie tylko próba zwiększenia wpływów, ale również walka z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją na rynku. Ministerstwo Finansów przekonuje, że warto rozpocząć korzystanie z KSeF już teraz i podaje wiele argumentów za przystąpieniem do programu, choć dla większości przedsiębiorców będzie to pewna e-rewolucja, która wiąże się z dostosowaniem do unijnych przepisów.

KSeF - od kiedy i dla kogo?

Elektroniczny obieg dokumentów w ramach nowego systemu działa już od 1 stycznia tego roku. Obowiązkowe przystąpienie do programu dotyczy z kolei przedsiębiorców z całej UE i wyznaczono je na 1 stycznia 2024 r. Od tej daty faktury będą funkcjonowały wyłącznie w formie elektronicznej i będą musiały mieć format faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to, że będą musiały zawierać wszystkie niezbędne dane (nawet te, których dotychczas nie musieliśmy podawać w JPK_VAT i JPK_V7). Według projektu ustawy z Krajowego Systemu e-Faktur będą musiały korzystać wszystkie podmioty podlegające opodatkowaniu. Oznacza to, że wszyscy przedsiębiorcy będą zmuszeni do elektronicznego rozliczania swojej działalności.

Zalety i wady nowego systemu

Ministerstwo Finansów przekonuje od dawna, że nadchodząca e-rewolucja uporządkuje i uprości fakturowanie i zobowiązania podatkowe między podmiotami gospodarczymi, a Urzędem Skarbowym. Największymi zaletami rozwiązania mają być przede wszystkim:

  • szybsze i sprawniejsze rozliczanie zwrotu podatku. Dzięki KSeF czas zwrotu podatku ma zostać skrócony z 60 do 40 dni. W uzasadnionych przypadkach zwrot podatku może zostać jednak wstrzymany w celu weryfikacji;
  • eliminacja faktur papierowych. Po wprowadzeniu obowiązku rozstaniemy się na stałe z papierowymi fakturami, które będą miały wyłącznie formę cyfrowego pliku w formacie xml lub pdf;
  • koniec JPK. Po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF przedsiębiorcy nie będą musieli przesyłać Urzędom Skarbowym Jednolitych Plików Kontrolnych (urzędy będą miały stały wgląd do systemu);
  • proste wystawianie faktur korygujących, które zmieniają podstawę opodatkowania.

Poza obawami przed nowym obowiązkiem, przedsiębiorcy wskazują na niekompletność systemu. Narzędzie do obsługi KSeF, udostępnione przez MF nie posiada obsługi faktur pro forma oraz załączników (specyfikacji towarów, harmonogramów czy protokołów). Dlatego wielu przedsiębiorców już teraz poszukuje kompleksowych i solidnych rozwiązań, które pomogą im uporać się z nowym obowiązkiem skarbowym.

POSitive - kompleksowo i na bieżąco

Wprowadzenie nowych obowiązków księgowych to dobry moment na wybór systemu informatycznego, który w sposób globalny obsłuży całe przedsiębiorstwo. Możliwości takiego rozwiązania są niemal nieograniczone, a wieloletnie doświadczenie na rynku zapewnia dostosowanie i zoptymalizowanie do bieżących wymagań rynku. Moduły z jakich możemy korzystać w ramach systemu to:

  • sklep – zapewniający bieżącą obsługę klientów i rejestrowanie rozliczeń kasowych,
  • centrala – zarządzanie magazynem, różnymi kanałami sprzedaży oraz CRM,
  • WMS – odpowiadający za dystrybucję i wysyłkę towarów,
  • e-commerce – zarządzanie sprzedażą w Internecie,
  • API – integruje oprogramowanie z zewnętrznymi systemami.

Z punktu widzenia nadchodzących zmian najważniejszym modułem jest jednak narzędzie Bastion ERP, którego częścią jest również moduł ERP Finanse. Dzięki temu w sposób kompleksowy zarejestrujemy pełny przebieg zdarzeń księgowych i przeprowadzimy kompleksową analizę organizacji. Dodatkowe funkcjonalności pomogą nam także w pełni obsłużyć faktury ustrukturyzowane, które przygotujemy dla KSef.

Facebook
Twitter
LinkedIn

Więcej do przeczytania